Risk management in the real estate development projects

Our cities are a complex mosaic of real estate narratives, where successful redevelopment projects stand in stark contrast to those left incomplete, highlighting the challenges inherent in urban regeneration. This raises a critical question: why do some seemingly promising regeneration projects fail or become stalled for years?

The reasons are various and articulated. One of the most considerable and contentious reason has to do with the urban regeneration that foresees a detailed plan of the qualifications of the areas which need more flexible tools to enable more adaptability during time. For example, implementation plans, that include an urban development for a 7-10 years long period of time, are going to be subject to unforeseen changes due to political, social and real estate contingencies.
If each variation requires an adjustment of the urban plan, the risk is that it will not be able to properly answer to the needs of the real estate market. This creates a crisis situation for important development situations. This approach turns out to be inadequate to face the challenges of an ever changing market.

A shift from a rigid project-based approach to a flexible process-oriented one is essential to prevent plans from becoming outdated. The MIND Milano Innovation District project, the ecosystem dedicated to innovation and born to regenerate the ex Expo 2015 area, is cutting edge since it has been developed in a flexibility perspective and by listening to the market and the stakeholders.
The project grows incrementally through Lendlease's daily intensive coordination efforts.

It is necessary to pay political attention to the operations while seeing viewing the project as a progressively evolving mechanism, adjusting only the bare minimum and focusing on the fundamental elements, with arrangements that enable integration over time. 
Overly detailed projects in the planning stage risk to generate problems in the moment when it is necessary to check the principles of the project layout without enabling adjustments along the way.
The procedures have a strong impact on the timing and from times to times it is possible to witness a shortening of the planning stages due to long and unclear authorization procedures, while, in contrast, it would be necessary an adequate degree of detail.
While the procedures require a project depth in the planification phase, in the following stages when an urbanistic variable is needed to change something, the timing become too long for the real estate market. This situation forces the client to shorten the design time.

A second observation can be made about the project itself, often touted as central to development success, is frequently compromised due to time and cost pressures, with detrimental consequences for the overall initiative. In Italy, this tendency is especially noticeable with the result of not recognizing properly the role of the developers and the positive impact that a well-planned project can have on the overall value of an initiative also in a phase of due diligence. In this context the urbanization costs and the private investment costs can be estimated, even though it can also guarantee the quality of the intervention.

Another aspect has emerged during the last years: the unpredictability of the socio-economics contingencies, such as the Covid-19 pandemic, war conflicts and, in Italy, the 110% Superbonus (a positive taxation fee aimed for remediation construction work), that in the last years has had a significant impact on the construction costs.

Significant cost fluctuations can arise from exogenous and endogenous events, such as ground instability, areas reclaim, archeologic discoveries or bureaucratic delays.
The same situation that has happened for the Milano Santa Giulia project, an area of 1 million square meters subject to ambient remediation. This hasn’t been a brake on the growth of the district carried out by Lendlease, in contrast it has been a part that needed management to give birth to an innovative district, built following the most innovative criteria of sustainable construction, including infrastructures, housing, leisure areas – such as the Olympic arena – shops and restaurants and the third park in Milan for extension.

In this complex scenery, the management of accidents become an impactful factor for the positive outcome of the project. The unexpected costs in the development plans should be considered as unforeseen expenses during the planning phase. However, often these costs are used in an inappropriate way to cover the predictable costs with due diligence. How to establish the right value to attribute to unexpected events? Is it possible to use strategies that enable to have a more accurate estimation?
Developing risk scenarios helps assess a project's resilience to unforeseen challenges like cost overruns, permitting delays, or market fluctuations. A proactive risk management strategy not only mitigates unexpected expenses but also informs decision-making.
The ability to adapt the project as it progresses, based on new information and unforeseen circumstances, is fundamental for navigating uncertainties and achieving the established goals.

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These themes have been discussed in occasion of the first of four round tables meetings by the Camelot platform, that took place on the 18th of July 2024. Camelot is a project owned by Quotidiano Immobiliare, one of the more important newspapers specialized on online papers publications, creation of tv formats, professional networking and events organization dedicated to the real estate business.

Le nostre città sono un mosaico di storie immobiliari dove aree riqualificate con successo si affiancano a interventi incompiuti, riflettendo vicende contrastanti dello sviluppo urbano. Questo scenario solleva un interrogativo cruciale: perché alcuni progetti di riqualificazione, apparentemente promettenti sulla carta, falliscono o si arenano per anni?

Le ragioni sono molte e articolate. Una delle più significative e controverse riguarda la pianificazione urbanistica, che prevede di programmare in dettaglio la riqualificazione di aree che necessitano, invece, di strumenti più flessibili per consentire maggiore adattabilità nel tempo. Per esempio, i piani attuativi, che prevedono uno sviluppo urbano per un periodo di 7-10 anni, saranno inevitabilmente soggetti a cambiamenti imprevisti dati da contingenze politiche, sociali e immobiliari. Se ogni variazione richiede una modifica del piano urbanistico, si rischia di non rispondere adeguatamente alle esigenze del mercato immobiliare, mettendo così in crisi importanti opportunità di sviluppo. Questo approccio, seppur comprensibile nel suo intento originario, si rivela inadeguato a rispondere alle sfide di un mercato in continua evoluzione.

È necessario passare da un’ottica di progetto a una di processo, flessibile e adattabile, evitando di cristallizzare i programmi in forme rigide. In questo senso il progetto di MIND Milano Innovation District, l’ecosistema dedicato all’innovazione, nato per riqualificare l’ex area Expo 2015, è all’avanguardia in quanto sviluppato da subito in un’ottica di flessibilità e di ascolto del mercato e degli stakeholder. Il progetto cresce infatti per step successivi, in accordo a un intenso lavoro di coordinamento compiuto quotidianamente da Lendlease.

Occorre prestare nuova attenzione politica al montaggio delle operazioni, vedendo il progetto come un dispositivo a crescita progressiva, regolando solo il minimo indispensabile e concentrandosi sugli elementi essenziali, con meccanismi che consentano un’integrazione nel tempo. Gli eccessi di dettaglio nei progetti in fase di pianificazione rischiano di creare problemi nel momento in cui è necessario rivedere i principi dell’impianto progettuale, non consentendo una correzione in corso d’opera. Le procedure hanno un forte impatto sui tempi e, a causa di iter autorizzativi lunghi e incerti, spesso si assiste a una compressione dei periodi dedicati alla progettazione, quando invece sarebbe necessario un adeguato grado di approfondimento. Così, mentre le procedure richiedono un dettaglio di progetto in fase di pianificazione, nelle fasi successive, quando per modificare qualcosa è necessaria una variante urbanistica, i tempi diventano lunghi per il mercato immobiliare, costringendo la committenza a ridurre i tempi di progettazione.

Una seconda osservazione può essere rivolta, quindi, al tema del progetto, apparentemente centrale ma spesso vittima sacrificale della riduzione dei tempi e dei costi, con conseguenze negative sul successo di un processo di sviluppo. In Italia, questa tendenza è particolarmente evidente, con il risultato di non riconoscere adeguatamente il ruolo cruciale dei progettisti e l’impatto positivo che un progetto ben concepito può avere sul valore complessivo di un’iniziativa anche in fase di due diligence, quando bisogna stimare i costi urbanizzativi e i costi privati dell’intervento, ma anche garantire la qualità dell’intervento.

Gli ultimi anni hanno mostrato con urgente evidenza un ulteriore aspetto, ossia l’imprevedibilità delle contingenze socio-economiche, come la pandemia da Covid-19, i conflitti bellici e, in Italia, il Superbonus 110% (una tassazione molto favorevole per i lavori di riqualificazione edilizia), che hanno avuto un impatto significativo sui costi di costruzione.

Fluttuazioni significative possono derivare da eventi esogeni o endogeni, come l’instabilità del terreno, siti da bonificare, ritrovamenti archeologici o in generale lungaggini burocratiche. Come avvenuto per il progetto di Milano Santa Giulia, la cui superficie di oltre 1 milione di metri quadri è oggetto di un intervento di bonifica ambientale. Questo non è stato un freno alla crescita del quartiere condotta da Lendlease, ma un tassello da governare per dare vita a un quartiere, realizzato secondo i più innovativi criteri di edilizia sostenibile, con infrastrutture, residenze, aree per il tempo libero – tra cui l’arena olimpica –, negozi e ristorazione e il terzo grande più grande di Milano.

In questo scenario complesso, la gestione degli imprevisti diventa un fattore determinante per il successo di un progetto. La voce imprevisti nei piani di sviluppo dovrebbe fungere da riserva per coprire spese non preventivate durante la fase di pianificazione. Tuttavia, spesso viene utilizzata in modo improprio per mascherare costi che erano prevedibili con una due diligence approfondita. Come stabilire, dunque, il giusto valore da attribuire agli imprevisti? È possibile adottare alcune strategie per una stima più accurata? La creazione di scenari di rischio permette di valutare la resilienza del progetto di fronte a eventi inaspettati, come aumenti dei costi, ritardi nei permessi o cambiamenti nelle condizioni del mercato. Un approccio proattivo alla gestione del rischio non si limita a coprire i costi inattesi, ma offre una bussola per guidare il processo decisionale. La capacità di adattare il progetto in corso d’opera, sulla base di nuove informazioni e imprevisti, è fondamentale per navigare l’incertezza e raggiungere gli obiettivi prefissati.

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Tutti questi temi sono stati al centro di quattro tavole rotonde organizzate il 18 luglio 2024 nell’ambito della piattaforma Camelot, un progetto de Il Quotidiano Immobiliare, principale testata italiana specializzata nella pubblicazione di giornali online, realizzazione di format televisivi, networking professionale e organizzazione di eventi dedicati all’industria del real estate.